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自動化設備-非標自動化設備項目剖析|深度好文

一、前言

一個失敗的非標自動化設備項目可能培養了一個名優秀的項目經理,筆者從事非標自動化設備項目管理多年,負責過很多不同行業的非標項目,在此總結一些失敗原因,希望大家能夠從中獲取經驗。

非標自動化設備是根據客戶需求定制的非標准設備,設備大多是多品種、小批量、長周期、短交期、高價值、低利潤、定制化和非標准的特點,設備的設計、生産和交付具有典型的臨時性、一次性、漸進明晰性。

由于此類項目是根據客戶的用途需要而開發設計制造的,工藝要求均不相同,因此很容易面臨各種各樣的問題,稍微不慎便可導致項目失敗。

PMI(美國項目管理協會)對項目管理設立目標是在規定的時間內,在批准的預算內,完成事先確定的工作範圍內的工作,並且達到預期的質量性能要求。

這就是我們常說的項目四要素:時間、成本、質量、範圍,在此基礎上我要增加一個重要的因素,即客戶滿意度。

今天我根據這項目五大要素對非標項目失敗的主要原因進行剖析:

二、項目範圍不清晰

非標自動化設備項目範圍是一切項目管理的基礎,因爲它確定了完成項目需要做什麽,不需要做什麽,沒有確定項目範圍,就無法界定要完成哪些工作,更不用說項目進度、質量、成本、風險管理。

最能表達項目範圍的就是設備技術要求,項目前期我們方案和報價都是依據技術要求進行的,如果拿到訂單後,客戶的技術要求變更比較大,勢必對我們的報價和工作內容産生影響,所以在與客戶交流時對項目需求分析一定要充分,這樣才能掌握項目範圍。

我們知道影響項目成功的四個因素是時間、成本、質量、範圍,但對一個企業來說,一個正式項目滿足客戶要求是基本目標。

在這個前提下,項目在質量上是很難偷工減料的,犧牲質量的結果,輕則是收不回來款,重則是失去客戶,所以在保證質量前提下,項目範圍的增加直接導致工期的延長,而在實際項目過程中,項目工期的延長直接導致項目成本的增加。

事實上,如果沒有確定項目的範圍,或者項目的範圍不可控,實際上根本沒有辦法做出可靠的項目計劃和項目預算,如果項目前期沒有做好項目範圍的確定,項目範圍不斷蔓延或者變更會給整個項目帶來很大的影響。

所以項目範圍管理是做好項目的第一步,也是最關鍵的一步,如果能做好項目範圍管理,那就成功了一半,因爲在範圍確定的情況下,實際上時間和成本是可度量和可計劃的,做好了範圍管理就奠定了時間管理、成本管理和質量管理的基礎。

三、項目經理責權利不對等

如果項目經理的角色沒有定義好,或者沒有被組織中的所有人接受,就可能出現沒有人真正對項目負責。

談起項目管理,人們一般會想到“項目經理負責制”,但是項目經理擁有的權限和資源很少,他們能承擔起的責任也很少。

要想項目取得成功,不僅需要能勝任的項目經理去完成項目管理,還需要企業高管對項目進行有效治理,組織提供有效支持。

四、項目計劃制定過程不佳

(1)制定項目計劃的數據依據不充分

很多失敗的項目,計劃是基于最佳猜測,而未參考曆史數據,有的甚至沒有曆史數據,對于做過的項目,准確、實事求是地記錄項目數據是提高項目管理水平的基礎。

(2)閉門造車式編制缺乏細節的計劃

具體實施工作的人員最了解各項具體活動,而且通過項目計劃的制定,他們會更加嚴格地按照計劃執行項目,因爲大多數人具備承諾一致原則,當項目管理人員獨立地、拍腦袋方式地在辦公室完成計劃時。

往往得出過于理想的結論,資源限制、風險條件、環境制約都會在項目實施過程中成爲一個個“沒想到”,項目失敗不可避免,如果項目計劃的細節太少,就很難預測項目的風險和問題。

缺乏細節和不夠量化,很難充分管理資源、正確估計時間或者成本,編制的計劃可行性自然也很差。

五、項目組織和項目團隊無效

(1)資源計劃不合理

糟糕的資源計劃可能是項目失敗的常見原因,例如某位專業工程師能否准時到位,或者某個職能部門要同時爲多個項目服務,工作負荷已經大大超過了實際可用工時。

(2)團隊成員沒有把自己看成是團隊一員

高效項目團隊成員相互依賴,團隊有凝聚力,成員相互信任,有共同完成工作的潛力,所有的部分整合在一起才能達到預定項目結果,團隊需要具有共同的目標,但很多情況下,項目經理對項目團隊成員的獎懲的影響力是很弱的。

(3)資源沖突導致項目團隊成員不可控

項目所需要的人員是動態變化的,在不同環節,需要技能不同以及數量不同的人員來完成項目任務,而當完成任務後,他們就離開此項目進入下一個項目,甚至一個技術人員同時參與多個項目。

職能經理相對于項目而言,更關注部門工作,當項目工作和部門工作資源沖突時,項目常被犧牲,也有更加關注重要項目,忽略小的項目的現象。

六、沒有按照計劃對項目進行跟蹤

這種事情似乎不常見,但是確實會發生,有兩種常見的原因:

(1)部分人人爲項目計劃不夠詳細,其中細節太少,不值得遵循,因爲只有遵循項目計劃才能談得上項目控制,所以在這種情況下,項目團隊最終就會失去控制。

(2)即使有了詳細的計劃,人們在執行過程中遇到問題,也會把制定好的計劃抛在腦後,不能爲了應付某個要求而制定計劃,一個不被執行的計劃是毫無用處的。

另外一點,人們對計劃采取這種態度,既然計劃總是變化,大家常說的計劃不如變化快,幹脆就不要計劃了,很明顯,這樣毫無意義,除非你真的不關心項目進展以及項目目標。

七、項目經理過于關注技術

項目經理過于關注技術,忘記了他是在實施一個項目,或者他是一個完美主義者,把時間浪費在超越技術上,項目經理必須不斷的監督項目工作,並在必要時,提醒大家工作的目的是面向業務而不是技術。

技術專家對項目進行管理有明顯的優勢,他們熟悉本專業技術,因此不至于犯技術上的低級錯誤,能夠指導下屬的專業工作,容易在項目組中與大多數成員溝通並樹立威信。

懂得項目所需的某種專業技術性工作並不一定是他們的最大優點,相反可能是他們的弱點,比如角色定位過于關注技術、缺少權衡、妥協、忍讓,過于追求技術的完美,缺乏領導藝術等。

八、總結

以上是筆者總結的一些常見的大型非標自動化項目失敗的原因,只有在項目啓動階段定義好項目經理的角色,團隊成員充分識別客戶項目需求,明晰項目範圍;

在計劃階段完成任務分解,使項目分解到個人可完成、可測量的程度,設置好進度安排,爲各項任務設定責任人,完成時間並匹配所需資源;在實施階段帶好團隊,對團隊成員進行激勵,通過會議、文檔及其他方式進行項目進度管理;

在控制階段識別好計劃的偏差,判斷變化影響,設定並管理項目的裏程碑,通過不斷實現“小”的勝利,來實現項目“大”的成功;

在收尾階段,總結彙報,通過有效的形式呈現項目成果,並完成設備交付,總結經驗教訓。